15.04.2019 | Ausgabe 4/2019

ist EnergiePlan – Projektstände stets im Blick

Projekte erfolgreich kalkulieren, steuern und abrechnen

Zu den besonderen Kompetenzen von ist EnergiePlan zählt die Anlagentechnik von Hallen- und Freibädern. / Quelle: Kurverwaltungsgesellschaft Waldbronn

„ist“ steht ursprünglich für „Ingenieurbüro für SolarTechnik“. Inzwischen ist die ist EnergiePlan aber praktisch  in allen Sparten der Gebäude- und Umwelttechnik aktiv. Auch beim Büro- und Projektmanagement ist das Unternehmen auf dem neuesten Stand der Technik.

Die ist EnergiePlan GmbH
Gebäude- und  Umwelttechnik ist ein unabhängiger Ingenieur- Dienstleister für die Projektplanung, Bauleitung und Beratung mit besonderen Kompetenzen in speziellen Bereichen. Dazu gehören beispielsweise die messtechnische Projektbetreuung, die Begleitung von Forschungsvorhaben im Energiesektor, die Mitarbeit im VDIRichtlinien- Ausschuss zur VDI 2089 (Technische Gebäudeausrüstung in Schwimmbädern) oderReferententätigkeiten beim Institut für Fortbildung  Bau der Architektenkammer Baden- Württemberg. Hervorgegangen ist das Unternehmen ursprünglich aus dem bereits 1976 gegründeten IST, des Ingenieurbüros für Solar- Technik, das 1977 an der Planung und messtechnischen Betreuung des bundesweit ersten solarbeheizten Mehrfamilien-Wohnhauses in Freiburg-Tiengen beteiligt war. Gegründet wurde die heutige ist EnergiePlan 1998, hat ihren Sitz in Müllheim bei Freiburg und beschäftigt insgesamt 26 Mitarbeiter an drei Standorten. Zur umfangreichen Projektpalette gehören Büro-, Verwaltungs-, Gewerbe-  und Industriegebäude, Hallen- und Freibäder (Abb. 1), Hotels, Kindergärten und Schulen, Sport- und Mehrzweckhallen oder kommunale Infrastrukturprojekte.

Büro und Projekte  
werden am PC gesteuert Der Computer war von Beginn an ein ständiger Begleiter des nach ISO 9001 zertifizierten Unternehmens. Für das Management und Controlling von Büro und Projekten kam allerdings über viele Jahre lediglich eine Tabellenkalkulationslösung zum Einsatz. Erst 2014 wurde mit VVW Control von Weise Software eine spezielle Büro- und Projektmanagement-Software eingeführt, die mittlerweile an sieben Arbeitsplätzen im Einsatz ist. „Aufmerksam wurden wir auf VVW Control durch Recherchen im Internet und in Fachzeitschriften. Überzeugt haben uns letztlich das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Office-basierte Bedienung“, erinnert sich Diplom- Ingenieur und Geschäftsführer Till Bethe an die Auswahl- und Evaluierungsphase. Die  Einstiegsphase dauerte insgesamt etwa drei Monate. In dieser Zeit wurden Projekte im Programm angelegt, Projektstunden aus der Tabellenkalkulation importiert, individuelle Einstellungen und Layouts definiert und anderes  mehr. Geschäftsführer Bethe ist rückblickend stolz auf das Engagement seiner Mitarbeiter während der Einstiegsphase, die trotz parallel laufender Projekte und auch ohne Schulungen weitgehend reibungslos ablief: „Es war viel „Learning by Doing“, aber gerade das hat geholfen, uns schnell in das Programm einzuarbeiten. Dabei konnten wir jederzeit beim Hersteller anrufen und Fragen stellen, die per Fernwartung schnell beantwortet wurden.“

Von der Tabellenkalkulation  zum Controlling
Zwar wurden Projektarbeitszeiten schon seit geraumer Zeit digital erfasst. Deren Auswertung und insbesondere die Projektauswertungen mussten per Tabellenkalkulationsprogramm allerdings separat erstellt werden.„Dadurch konnten die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden und Urlaubstage nur in der Auswertung  sehen und die Projektstände waren nicht jederzeit verfügbar. Außerdem musste der Stundensatz mühsam über einen Betriebsabrechnungsbogen  ermittelt werden“, erläutert Bethe die Nachteile der früher genutzten Standard- Software. In VVW-Control ist der Stand der Dinge sofort sichtbar. Die Projektauswertung und die Stundensatzauswertung wurden da dadurch   erheblich beschleunigt, was nicht zuletzt einer zügigen Honorar- und Projektabrechnung zugutekommt (Abb. 2 u. 3). „Der größte Vorteil des Software-Einsatzes liegt unseres Erachtens aber nicht in der Beschleunigung, sondern darin, dass der Projektstand jederzeit ersichtlich ist. So haben wir Projekte immer unter Kontrolle und sind jederzeit in der Lage, rechtzeitig gegenzusteuern, sollte sich ein Projekt schlecht entwickeln“, ist Bethe überzeugt.

Außer der Terminverwaltung nutzt das Team von ist EnergiePlan alle VVW-Control-Module. Die Nutzung von ineinandergreifenden Software- Bausteinen hat für das Ingenieurbüro mehrere Vorteile: Die Benutzerführung ist einheitlich, einmal eingegebene Daten werden mehrfach genutzt und liegen in einer Datenbank, so dass Zugriffe, Änderungen oder Auswertungen schnell und übersichtlich möglich sind. Geschäftsführer Bethe erläutert den praktischen Einsatz der Module: „Die Zeiterfassung nutzen wir weitgehend über einen Web-Client. Das bietet uns den Vorteil einer ständigen Verfügbarkeit zu jeder Zeit an jedem Ort, etwa auf der Baustelle mit einem Smartphone (Abb. 4). Mit Hilfe der Projekt-Kalkulation können wiranstehende Projekte gründlicher und einfacher  kalkulieren. Mit dem HOAI-Modul haben wir alle Projektdaten jederzeit verfügbar, ebenso den Abrechnungsstand. So haben wir stets den Überblick darüber, wann ein Projekt abgerechnet werden kann.“

Projekt- und Arbeitszeiten werden per Web-Client mobil per Smartphone erfasst ./ Quelle: ist EnergiePlan

Auch auf die Supportqualität achten
Entscheidend für den erfolgreichen Einstieg in die Controlling-Software war neben der Programm-Bedienung auch der Support. Die Kontaktfrequenz mit dem Hersteller hat sich nach der Einstiegsphase mittlerweile minimiert und bleibt auf gelegentliche Rückfragen  beschränkt, etwa wenn neue Module oder Updates eingepflegt werden müssen. Ganz besonders hebt Bethe die Supportqualität bei Weise Software als sehr professionell hervor: „Wenn wir eine Anfrage per Mail versenden, erhalten wir in der Regel am gleichen Tag eine Rückmeldung. Wird die Anfrage telefonisch gestellt und der betreffende Support-Mitarbeiter ist gerade nicht verfügbar, erfolgt der Rückruf  immer unverzüglich.“ Vor allem auch in Bezug auf die Support-Qualität sollte man Bethes Ansicht nach bei der Software-Auswahl auf den Hersteller achten, schließlich ist man mit der Kaufentscheidung im Hinblick auf Wartungs- oder Supportleistungen auf ihn angewiesen: Wie schnell kann man ihn erreichen? Wann erhält man eine Rückmeldung? Sind Supportmitarbeiter auch fachkompetent? Das sind wichtige Fragen, die man vorher beispielsweise über eine Kontaktaufnahme mit Referenzkunden abklären kann. Für Einsteiger hat Bethe noch weitere Tipps parat: „Vor der Software-Auswahl sollte der Bedarf des Büros genau ermittelt werden und die Umstellung sollte möglichst zum Jahreswechsel erfolgen, weil damit eine vollständige Jahresauswertung möglich ist. Kann man sich dann noch auf engagierte und motivierte Mitarbeiter verlassen, sollte bei der Einführung eigentlich nichts mehr schiefgehen …“.

www.weise-software.de
www.ist-energieplan.de