Die Hamburger Vertec GmbH bietet maßgeschneiderte Softwarelösungen rund um das Planerbüro. Eine wachsende Zahl dieser Büros setzt dabei inzwischen auf die softwaregestützte Leistungserfassung von Vertec, bei der mehrere Prozesse in einer integrierten betriebswirtschaftlichen Software zusammengefasst sind. Damit verfügen auch kleinere Büros über professionelle Tools, die neben der Leistungserfassung auch Projektmanagement, Fakturierung, Nachkalkulation und Controlling beinhalten. Damit die Softwarelösung zum Erfolg des Planungsbüros beitragen kann, ist eine Akzeptanz bei der Belegschaft Voraussetzung. Vor der Einführung der Software sollten daher folgende Vorteile umfassend kommuniziert werden:
Vollständigkeit: Die erbrachten Leistungen werden vollständig erfasst.
Genauigkeit: Die erfassten Leistungen können ohne Fehler und Lücken fakturiert werden.
Zeitersparnis: Mit einer integrierten Softwarelösung dauert das Erfassen einer erbrachten Leistung nur wenige Sekunden oder erfolgt– z.B. bei einer telefonischen Auskunft, wenn die Software mit dem Telefonsystem gekoppelt ist – auf Knopfdruck ohne weiteres Zutun. Auch die Fakturierung kann fast vollständig automatisiert werden.
Transparenz: Sobald eine integrierte Software konfiguriert und im Büro eingeführt ist, bringt sie nicht nur aufgrund einer vereinfachten Leistungserfassung Vorteile. Sie liefert eine breite Datengrundlage für die strategische Unternehmensführung. Die erfassten Leistungen lassen sich nach Projekt, Projektart und weiteren Kriterien genau auswerten. So wird für die Unternehmensleitung ersichtlich, wo Gewinne erwirtschaftet werden und wo nicht.
Persönliche Auswertungen: Eine integrierte Software liefert automatisch auch personalspezifische Auswertungen zu Überstunden, Urlaubstagen und anderen Parametern. Diese Daten bilden zugleich die Grundlage für eine sorgfältige Ressourcenplanung.
Effizienz: Eine Automatisierung beinhaltet bei der Projektzuordnung ein erhebliches Effizienzsteigerungspotenzial: Ein manuelles Erfassen der Leistungen in Excel, ein Zusammentragen der Daten für die Rechnungsstellung oder das nach wie vor verbreitete Erstellen von Rechnungen in Microsoft Word entfallen.
bauplaner Special Ausgabe 10/15