Effiziente energetische Konzepte für hochleistungsfähige TGA in gewerblichen oder öffentlichen Neu- und Umbauten entstehen bei Reich + Hölscher in Teamarbeit. Mit den Jahrzehnten, in denen die Mitarbeiter die Ver- und Entsorgungstechnik von Produktions und Bürogebäuden, Rechenzentren oder Krankenhäusern geplant haben, ist das Wissen um die Vielfältigkeit technischer Lösungen beständig gewachsen.
Die Software, die einen solchen Informationszuwachs begleitet und gleichzeitig sämtliche Projekte dokumentiert, kann man in einem Planungsbüro als zentrales und damit erfolgsrelevantes Werkzeug betrachten. Bei Reich + Hölsch erstieß die dazu seit 15 Jahren eingesetzt eSoftwarelösung 2016 endgültig an ihre Grenzen, obwohl bis dato sogar zwei Systeme unterschiedlicher Hersteller kombiniert worden waren, um alle Anforderungen abzudecken.
Umfangreiche Funktionen erwünscht
Der Auswahlprozess der neuen Bürosoftware dauerte letztendlich länger als ein Jahr. Er begann mit einem Vergleich der am Markt verfügbaren Softwareprodukte. „Wir wollen Zeit gewinnen im Planungsprozess!“ stand als Motto über dem ersten Teil des umfangreichen Lastenheftes, das die von der Geschäftsleitung mit dem Projekt betraute Arbeitsgruppe aufstellte. Es enthielt des halbneben organisatorischen Standards zu Zeiterfassung, langfristiger Projektdokumentation und zentraler Kommunikationsplattform auch planungsrelevante Funktionalitäten wie Bautagebuch, Mängelverwaltung, Protokolle und ein durchdachtes Plan- Management.
Aus der Geschäftsleitung kam die Vorgabe für den zweiten Teil der Kriterien der zukünftigen Bürosoftware. Die Gesellschafter Klaus Reich und Michael Kapke wünschten sich maximale Transparenz für ihr laufendes Controlling. So kamen die Punkte „durchgängiges Auftrawgsmanagement“, „vielfältige Auswertungen“ und „vorausschauende Ressourcenplanung“ mit auf die Wunschliste. Die Arbeitsgruppe suchte nach einer Software, die alle Anforderungen abdecken sollte, wenig Einarbeitungszeit beim einzelnen Mitarbeiter benötigen und sich mit den Veränderungen am Markt weiter entwickeln würde.
Dieser Anspruch war hoch. Als zentrale Arbeitsplattform im Planungsbüro genutzt vernetzt eine leistungsfähige Bürosoftware sämtliche Büro-, Kommunikations- und Projektinformationen in einer zentralen Datenbank, um sie allen Projektmitarbeitern zugänglich zu machen und sie im Rahmen des Bürocontrollings für Auswertungen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten zur Verfügung zu stellen.
Nachdem viele der am Markt verfügbaren Programme wegen zu geringem Funktionsumfang oder unzureichender Verknüpfung der Daten als nicht ausreichend eingestuft waren, machte sich bei Reich + Hölscher ein 10-köpfiges Team an die intensive Prüfung der Controlling- und Managementsoftware des Herstellers Projekt Pro im laufenden Planungsbetrieb.
Team-Vorteil: branchen-relevant,zeitsparend und motivierend
Die TGA-Ingenieure bei Reich + Hölscher planen ihre Gebäude so, dass die Arbeit darin angenehm und die Technik zuverlässig ist – und zwar über eine lange Dauer.
Mit dem gleichen Anspruch gingen sie auch an die Bewertung von „Pro controlling“ und „Pro management“.
„Wer diese Software entwickelt hat, versteht etwas von der Arbeit in Ingenieurbüros“, war nach dem intensiven Live-Test die durchwegspositive Bilanz – nicht nur im Hinblick auf das verwendete Vokabular und diverse Honorar ordnungen,sondern vor allem hinsichtlich der durchgängigen branchenspezifischen Prozesse innerhalb der Funktionsbausteine.
Alle zehn Testpersonen waren von Projekt Proüberzeugt und trafen für ihr Team die Entscheidung für die Software. In der Geschäftsleitung sieht man die Branchenlösung mittlerweile nicht nur als zentrale Datenbank, sondern auch als Kollaborationssoftware, die zur Zufriedenheit und Bindung ihrer Mitarbeiter an das TGA-Bürobeiträgt.
„Durch die Verwendung der Software positionieren wir uns als attraktiver Arbeitgeber, denn eine gemeinsame Plattform ist einer der Grundbausteine jedes modernen Arbeitsplatzes. Aufbau und Funktionalität des Programms erlauben uns jetzt erstmalig, über die Schaffung von Homeoffice-Plätzen nachzudenken“, freut sich Michael Kapke über diesen zukunftssichernden Nebeneffekt, denn der Fachkräftemangel ist auch außerhalb der großen Ballungszentren deutlich spürbar.
Chef-Vorteil: transparent, fundiert,schnell amortisiert
Auch die Gesellschafter hatten am Test teilgenommen. Die Zeitersparnis war offensichtlich.
Sich an den Wochenenden nicht mehr im Büro um das Kaufmännische kümmern zu müssen, erkannten sie als persönlichen Vorteil. Besonders begeistert hat Michael Kapke zudem die Möglichkeit, mithilfe seiner fundierten Datenbasis in Projekt Pro unterschiedliche Auslastungsszenarien zu simulieren und die Liquidität des Ingenieurbüros vorausschauend zu planen.
Viel Freude gemacht hat ihm der Start in die Software: „Du machst sie auf und kannst ohne große Einweisung loslegen. So eine intuitive Bedienung zeugt von hoher Benutzerfreundlichkeit.“ Wie jede Änderung gelernter Verhaltensweisen erfordert auch die fortschreitende Digitalisierung in der Bauwirtschaft eine grundlegende Bereitschaft im Planungsbüro, sich für Alternativen zu öffnen.
In vielen Fällen hat die Umstellung althergebrachter Prozesse attraktive und wirtschaftlich relevante Auswirkungen.
Sich mit einer neuen Bürosoftware zu beschäftigen und im eigenen Team den Willen zur Anpassung etablierter Arbeitsprozesse zu fördern, erschließt für die Gesellschafter von Reich + Hölscher enormes Potential: „Wir rechnen damit, dass sich der finanzielle und zeitliche Aufwand schon in zwei Jahren amortisiert, da alle Teammitglieder Dokumente schneller finden, viel weniger Zeit für die Vorbereitung von Baubesprechungen und internen Meetings brauchen und jede Rückfrage im Handumdrehen beantwortet werden kann.
Projektlisten, Mängelverfolgung, Planversand– alles ist mit dem Programm einfacher und schneller als je zuvor. Auch in der Buchhaltung und im Controlling reduziert sich unser Aufwand drastisch.“