Gesucht wurde eine durchgängige Dokumentation des E-Mail-Verkehrs
„Da wir eine Vielzahl von Ingenieurdienstleistungen offerieren, war es uns mit dem Windows-Explorer und gängigen E-Mail-Programmen, wie beispielsweise Microsoft Outlook, nicht mehr möglich, immerzu den Überblick über alle unsere Projekte und Aufgaben zu behalten“, berichtet Dr. DI Klaus Petraschka, Geschäftsführender Gesellschafter bei der KPPK Ziviltechniker GmbH. Das Unternehmen war im Zuge der aktuellen Digitalisierungsstrategie bereits mit einer gängigen Organisationslösung für Planungsbüros ausgestattet. Mit dieser ließ sich allerdings der aktuelle Bedarf hinsichtlich E-Mail-Ablage und -Dokumentation nicht umfassend abdecken und lösen. „Wir benötigten ein IT-System, das uns eine durchgängige Dokumentation sämtlicher E-Mails möglich macht“, erklärt Petraschka. Gleichzeitig war im Unternehmen eine Lösung gewünscht, die den Datenaustausch mit Partnerunternehmen vereinfacht und dabei voll umfassend dokumentiert.
Optimiertes Planmanagement und transparente Projektkommunikation
Seit 2020 ist das PIM-System von Newforma bei der KPPK Ziviltechniker GmbH im Einsatz. Neben der Mailablage, in die die Mitarbeiter schnell eingearbeitet waren, schätzt die Belegschaft des Wiener Unternehmens auch den PDF-Viewer. „Die Übersichtspläne für Konstruktionselemente können wir mithilfe der Lösung nun umfassend und auch kundengerecht darstellen“, freut sich Petraschka. „Sämtliche Informationen mit allen Projektdetails und zugehörigen Fotos (Abb. 1 u. 2) stehen uns dank Newforma jetzt allesamt digital zur Verfügung. Die klassische händische Notiz, die zunächst eingescannt und anschließend per E-Mail versendet wird, gehört der Vergangenheit an“, ergänzt er.
Nicht zuletzt wird der Datentransfer via Info Exchange sehr gut im Unternehmen akzeptiert und frequentiert genutzt. Mit Info Exchange ist das Planungsbüro in der Lage, auch sehr große Plandaten und Gutachten mit Partnern zu teilen. Gleichzeitig sehen Klaus Petraschka und seine Kollegen jedes Mal, dass die Dateien auch von den Firmen abgeholt wurden. Diskussionen, die es in der Vergangenheit gelegentlich gegeben hat, ob die Informationen nun zur Verfügung gestellt wurden oder nicht, konnten so unmittelbar abgestellt werden.
Digitalisierung auf dem Vormarsch
„Zurzeit nutzen wir aktuell rund 40 Prozent des Leistungsportfolios der Software von Newforma. Ziel ist, hier noch weitere Funktionalitäten, wie etwa die Webapplikationen, schrittweise im Unternehmen einzuführen. Dennoch haben wir in diesem ersten Jahr mit Newforma einen weiteren großen Schritt in der konsequenten Digitalisierung unseres Büros vollzogen, was wir als Erfolg verzeichnen“, fasst Petraschka zusammen.
