22.10.2019 | Ausgabe 10/2019

Vollständig digitale Dokumentation des Projektgeschehens

hks | architekten legt Grundstein für effiziente Zusammenarbeit

Abb. 1: Die Gebrüder-Grimm-Grundschule Hoppegarten befindet sich aktuell im Bau und wird noch in diesem Jahr fertiggestellt. Bei diesem Projekt war Info Exchange von Newforma eine große Hilfe: Eine clevere Lösung für die Ablage gemeinsam genutzter Projektdateien, wobei die Mitarbeiter von hks | architekten ihre Projektinformationen wie gewohnt im Explorer ablegen. Info Exchange ermöglicht den beteiligten Planungsbüros unterschiedlicher Fachdisziplinen über die Ordnerstruktur den Zugriff auf diese Dateien via Browser. / Quelle: hks | architekten

Für die rund 40 Mitarbeiter am Standort Erfurt war die hks | architekten GmbH auf der Suche nach einer Lösung zum professionellen Informationsmanagement. Das Ziel: eine vollständige Dokumentation des Projektgeschehens. Das Planungsbüro, das insbesondere für öffentliche Auftraggeber agiert, hat es sich zur Aufgabe gemacht, einen durchgängigen Digitalisierungsprozess zu implementieren, der konsequent weiterausgebaut werden soll.

Projektdokumentation ohne großen Aufwand
Als das Büro mit dieser Zielsetzung ein in der Baubranche etabliertes Dokumentenmanagement- System unter die Lupe nahm, kamen allerdings schnell erste Zweifel auf. Denn die Implementierung einer solchen IT-Lösung erfordert, da sie sehr tief in die eigene Infrastruktur eingreift, ein hohes Maß an Veränderungen im gesamten Unternehmen. „Vor einem derart aufwendigen Einführungsprozess in eine neue Software inklusive der anfallenden Mitarbeiterschulungen sind wir zunächst zurückgeschreckt“, berichtet Marco Schlothauer, Geschäftsführer bei hks | architekten in Erfurt. 

„Als wir 2016 Newforma kennen gelernt haben, ist die Entscheidung für das Projektinformationsmanagement- System (PIM) allerdings schnell gefallen. Denn Newforma hilft uns ebenfalls, eine durchgängige Projektdokumentation auf Basis einer professionellen E-Mail- Ablage zu erstellen. Und das ohne umfassende Veränderungsprozesse. So haben wir uns umgehend für diese Software entschieden, die wir direkt im Anschluss an die erste Mitarbeiterschulung im April 2017 produktiv nutzen konnten“, führt er weiter aus. 

Die Vorteile von Newforma: Marco Schlothauer und seine Kollegen bei hks | architekten schätzen den hohen Leistungsumfang des Systems. Im Gegensatz zu vielen gängigen IT-Lösungen für die Baubranche ist es jedoch nicht erforderlich, alle komplexen Funktionen von Beginn an in vollem Umfang anzuwenden. „Uns hat vor allem überzeugt, dass die Mitarbeiter von Newforma aus München unsere Sprache – die eines Planungsbüros – verstehen und sprechen. Auf diese Weise konnten sie uns schnell und verständlich vermitteln, von welchen Vorteilen wir mit Newforma profitieren können, wobei der Aufwand von unserer Seite aus überschaubar bleibt“, erklärt Schlothauer. Relevante Informationen in Sekundenschnelle finden Neben der komfortablen Projektdokumentation schätzen die Architekten aus Erfurt vor allem die Möglichkeit, Informationen innerhalb von Projekten sehr schnell aufzufinden. „Durch die intelligente Indexierung werden mit Newforma stets alle Informationen innerhalb von E-Mails gefunden, die für ein Thema relevant sind“, resümiert Schlothauer. Gleichzeitig sind auch analoge Informationen per OCR-Scan einfach und schnell an diesen digitalen Prozess angebunden und werden über die Suche im Anschluss sofort ermittelt.

Abb. 2: Innenansicht Gebrüder-Grimm-Grundschule. Die nicht-invasive Software von Newforma benötigt keine speziellen Schnittstellen, um Projektinformationen mit Partnern zu teilen. / Quelle: hks | architekten

Vereinfachte Zusammenarbeit und Kommunikation mit Partnern
Nicht nur das schnelle Auffinden von digitalen Daten hat die Planer überzeugt. Auch für die Zusammenarbeit in Projektteams mit weiteren Planungsbüros bietet die Software des USamerikanischen Herstellers eine clevere Lösung für die Ablage gemeinsam genutzter Projektdateien. Im Gegensatz zu gängigen webbasierten Lösungen für die Zusammenarbeit an Projekten ist mit Newforma keine zusätzliche Dateiablage in der Cloud erforderlich. Die Mitarbeiter legen ihre Projektinformationen wie gewohnt im Explorer ab. Info Exchange von Newforma ermöglicht den beteiligten Planungsbüros unterschiedlicher Fachdisziplinen über die Ordnerstruktur den Zugriff auf diese Dateien via Browser. „Überzeugt hat uns vor allem, dass wir mit Newforma ein nicht-invasives System im Einsatz haben“, so Schlothauer. Der Geschäftsführer, seine Partner und Mitarbeiter schätzen es, dass die Projektinformationen mit Newforma auf einfache Weise für Fremdsysteme zugänglich sind. „Das vereinfacht die Zusammenarbeit und Kommunikation mit beteiligten Parteien immens, auch dann, wenn sie selbst nicht mit Newforma arbeiten“, berichtet er. Bei vielen in der Branche üblichen Programmen sind spezielle Schnittstellen erforderlich, damit eine Fremdlösung auf die gemeinsam verwendeten Dateien zugreifen kann. Schlothauer weiß: Im Bauwesen gehört es zum Standard, bei verschiedenen Bauvorhaben mit den unterschiedlichsten Partnern aller Größenordnungen – ob Planern oder bauausführenden Unternehmen – zusammenzuarbeiten. Die Chance, dass hier jeder ein- und dieselbe Software nutzt, ist sehr unwahrscheinlich. Umso besser, dass Newforma keine speziellen Schnittstellen benötigt, um Projektinformationen mit Partnern zu teilen. 

Implementierungsprozess als Teamleistung
Interessant sind für hks | architekten auch die mobilen Apps von Newforma, die sowohl das Arbeiten mit Plandateien als auch eine mobile Mängel- und Baufortschrittserfassung auf der Baustelle möglich machen. „Ein solcher Prozess wird in unserem Hause derzeit entwickelt. Wir haben einen sehr IT-affinen Kollegen in der Bauleitung, der sich mit diesem Thema befasst. Überhaupt werden unsere Mitarbeiter bei solchen Schritten immer konsequent miteingebunden. Ein Implementierungsprozess bedeutet bei hks immer eine Teamleistung“, erklärt der Geschäftsführer.

Digitales Planen und Bauen im Fokus
hks | architekten agiert in verschiedenen Projekten öffentlicher und privater Auftraggeber als Generalplaner (Abb. 1 u. 2). „Newforma hat uns umfassend unterstützt, die Zusammenarbeit mit den beteiligten Fachplanern zu optimieren. Genauso wie diejenigen Tragwerksplaner und Haustechnikplaner, mit denen wir vorwiegend zusammenarbeiten, sind wir in unserer Digitalisierungsstrategie weit fortgeschritten. Für zukünftige Bauaufgaben sind wir außerdem stets auf der Suche nach neuen Partnern in diesem Bereich, die sich auf digitales Planen und Bauen und Anwendung vom Building Information Modeling (BIM) konzentrieren. Mit der nicht-invasiven Software von Newforma haben wir den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit und Projektkommunikation gelegt“, fasst Marco Schlothauer zusammen. 

www.newforma.de
www.hks-architekten.de