19.03.2018 | Ausgabe 03/2018

wiko Business & Information Portal – BIP

Digitale Zusammenarbeit bei kaufmännischen Prozessen

Bild: wiko

Erstmalig auf der Contruct-IT im Januar in Essen stellte wiko eine Neuentwicklung für die Zusammenarbeit der Partner eines Bauprojekts vor. Diese bietet die Möglichkeit, bisherige Prozessabläufe, die mühsam und zeitaufwendig per Hand oder auf dem Papierweg geregelt wurden, rein digital, effektiv und smart zu organisieren.

Mit dem innovativen BIP-Modul regeln Projektpartner jetzt rein digital den Austausch von Informationen zwischen Auftraggebern und beispielsweise Subunternehmern. Während bisher die Subunternehmer in wiko angelegt und verwaltet wurden, kann jetzt dank des neuen Moduls (Abb. 1 und 2) der Subunternehmer wichtige Informationen selbst in wiko eintragen und direkt elektronisch an einen Projektpartner übermitteln. Der Projektpartner kann wiederum ebenfalls digital die Daten prüfen und freigeben. Dadurch entfällt die mühsame Pflege und Eingabe vieler Daten und Schleifen im Prozessablauf.
Im Einzelnen können folgende Informationen über dieses neue Modul digital ausgetauscht werden:

Verträge
Jeder Vertrag und jede Vereinbarung kann für den Subunternehmer freigeschaltet werden. Der Subunternehmer sieht dann die Zahlen –und nur diese – der freigeschalteten Informationen, wie z. B. Auftragslaufzeit oder Betrag, in seinem Portal.

Anzahlungen und Rechnungen
Der Subunternehmer kann Rechnungen und Anzahlungen in seinem Portal erstellen und zur Genehmigung vorschlagen. Dann kann der Auftraggeber den Vorschlag akzeptieren oder einen neuen unterbreiten. Über das neue wiko Modul BIP können die Vorschläge bis zu einer Einigung elektronisch ausgetauscht werden.

Nachweisleistungen
Der Subunternehmer kann erbrachte Nachweisleistungen mit Angaben z.B. zur Menge, zum Datum, zur Beschreibung und zum Buchungsschlüssel direkt digital in sein BIP erfassen. Diese erhält der Auftraggeber dann umgehend zur Information in seinem BIP.

Nachträge
Digital kann der Subunternehmer Nachträge vorschlagen, die vom Projektpartner entweder angenommen oder abgelehnt werden. Stimmt der Auftraggeber einem Nachtrag zu, legt wiko optional ein neues Projektelement und einen Nachtrag an (mit den eingetragenen Daten des Subunternehmers).

Chat
Mit dieser Funktion können mit dem Subunternehmer Nachrichten zu bestehenden Subunternehmerverträgen ausgetauscht werden. Im Gegensatz zu anderen Chatprogrammen wie beispielsweise WhatsApp oder WeChat wird die gesamte Kommunikation aufgezeichnet und steht auch später transparent zur Verfügung. So können Absprachen oder Vereinbarungen jederzeit nachvollzogen werden.

To-Dos
Für Subunternehmer können To-Dos (Aufgaben) angelegt und deren Erledigung nachverfolgt werden. Dabei kann der Subunternehmer direkt über den Status und den Erfüllungsgrad informieren. Andere Eingaben, wie zum Beispiel Beschreibung, Beginn- und Ende-Datum, können dem Subunternehmer als Information zur Kenntnis gegeben werden.

Dashboard
Einen sofortigen Überblick über gemeinsame Projekte erhalten die Projektpartner über ein Dashboard, das sofort erfassbar und übersichtlich die wichtigsten Kennzahlen und Informationen zeigt. Für die geometrischen Prozesse ist durch die BIM-Anwendungen bereits ein beachtliches Maß an digitalen Tools verfügbar. Mit dem neuen Modul BIP stellt wiko nun einen der ersten Bausteine für eine digitalisierte Zusammenarbeit bei kaufmännischen Prozessen von Projektpartnern im Bauwesen vor.

www.wiko.de