22.10.2019 | Ausgabe 10/2019

Optimierung der Geschäftsprozesse im Ingenieurbüro

Automatisierung und digitale Steuerung der Geschäftsabläufe

Abb. 2: GBIS.Net-integrierte digitale Kommunikationsplattform / Quelle: abacon abp solution

Obwohl Automatisierung bisher gedanklich meist mit der Produktion verbunden ist, bieten sich auch im Dienstleistungsbereich, z. B. in der Verwaltung eines Ingenieurbüros, mehrere Aufgabenfelder dazu an. Geschäftsabläufe sind dabei „verzahnt“, greifen ineinander und lösen Folgeprozesse auf der Basis eines digitalisierten Informationsaustauschs automatisch aus (Abb. 1). Im Folgenden sollen einige Arbeitsbereiche genannt werden, die erfahrungsgemäß automatisierte und digital-gesteuerte Geschäftsprozesse ermöglichen (Abb. 2). GBIS.Net von abacon abp solution GmbH steuert solche Prozesse und optimiert die Verwaltung im Planungsbüro. 

E-Rechnung
Der Weg zur elektronischen Rechnungsstellung wird in absehbarer Zeit mit Sicherheit kommen. Die bisher bekanntesten Formate, XRechnung und ZUGFeRD, sind XML-basierte semantische Datenmodelle, die neben einer PDF-Datei eine „eingelagerte“ XMLDatei haben, mittels der ein Datenaustausch stattfindet. In Kunden-Workshops wurden die Erstellung und der Versand der E-Rechnung optimiert, sodass an den Auftraggeber alternativ sowohl ein herkömmlicher postalischer Rechnungsversand als auch ein direkter automatisiert überwachter Versand der Digitalrechnung möglich ist. Beim Workflow wurden dabei auch die kleinsten Prozessschritte optimiert, um Übersicht und Vereinfachung in den Ablaufprozessen zu erreichen.

Da die reine Erstellung von E-Rechnungen für die Verwaltung noch keine eigentliche Arbeitserleichterung in der Abwicklung herbeiführt, wurden in diesem Modulbereich auch die vor- und nachgelagerten Prozesse zur Erstellung der Digitalrechnung hinsichtlich einer Automatisierung und damit Prozessvereinfachung konzipiert. Durch eine integrierte Versandvorbereitung, digitale Rechnungsprüfung, einem zeitgesteuerten Versand und einer automatisierten Verfolgung können in der Verwaltung, wie nachfolgend dargestellt, die Arbeitsabläufe optimiert werden. 

Digitale Rechnungsprüfung und Dokumentenversand
Da eine von der Verwaltung erstellte Rechnung in der Regel vom Projektleiter und/oder Fachbereichsleiter/Geschäftsführung kontrolliert werden muss, bieten sich auch hier integrierte Prozessschritte an. Die Steuerung erfolgt dabei in der Form, dass von der Verwaltung ausgehend Impulse an die nächstfolgende Kontrollstufe ausgelöst werden, sodass sukzessive eine vollständige digitale Prozesskette ausgelöst wird. Erst nach der letzten Freigabe erfolgt eine Übergabe in einen zeitgesteuerten Versand. Natürlich lebt ein solcher Funktionsbereich von vielen im Detail ausgearbeiteten Facetten, die in der konkreten Anwendung erfolgreich optimiert wurden. Mit der Rechnungsfreigabe kann im Rahmen des zeitgesteuerten Versands gleichzeitig die Daten- und Belegübergabe an die Finanzbuchhaltung erfolgen.

Wie bereits erwähnt, erfolgen mit dieser digitalen Steuerung:
• eine „Verzahnung“ von Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung
• zeitgesteuerte selbständige Prozessabläufe
• ein digitalisierter Informationsaustausch durch Übergabe von Dokumenten und Daten in bestimmten Formaten.

Abb. 1: GBIS.Net-Verzahnungsmodell / Quelle: abacon abp solution

Leistungs- und Abrechnungsnachweise
Welcher Geschäftsführer träumt nicht davon, dass zum Ende eines Monats vollständig unaufgefordert die Leistungs- und Abrechnungsnachweise erzeugt und versendet werden? Der Aufwand zur Erstellung von monatlichen Stundennachweisen ist unter Umständen bei zeitbasierten Ingenieurverträgen sehr hoch. Die Verwaltung bereits abgerechneter bzw. noch abrechenbarer Leistungen gegenüber dem Auftraggeber ist Vertrauenssache und will für jede Abrechnung immer wieder verdient werden. Grundsätzlich sind auch in diesem Arbeitsbereich Arbeitsabläufe in der Form möglich, dass Vorschläge für abrechenbare Zeitnachweise erstellt, überarbeitet, und danach mit digitaler Unterschrift automatisch versendet werden. Darüber hinaus steuert eine Versandüberwachung in Verbindung mit einem entsprechen den Meldesystem den Rücklauf und bringt Transparenz in die digitalen Ablaufprozesse.

Zeitgesteuerte Projektanalyse
Eine per „Augenschein“ durchgeführte Projektanalyse unterliegt bestimmten individuellen Kriterien des Verantwortlichen. Mittels vordefinierter Kriterien im Rahmen der Projektverwaltung und einem darauf aufbauenden Reporting kann ein zeitgesteuertes Analyse- und Berichtswesen darüber aufgebaut werden. Die Projektverfolgung kann damit mitarbeiterunabhängig für die Verantwortlichen aufbereitet und zu den kritischen Projekten führen. 

Schnittstellen
Schnittstellen bieten sich verstärkt für digitale und automatisierte Geschäftsprozesse an. Bei FIBU-Schnittstellen können, wie bereits erwähnt, durch entsprechende Dateiformate gleichzeitig das Dokument wie auch die dazugehörigen Rechnungsdaten mit der integrierten XML-Datei übergeben werden. Bei Zahlungsdaten von der Bank können, in Abhängigkeit der zur Verfügung gestellten Schnittstellen-Datei, ebenfalls zeitgesteuerte Übernahmeprozesse ausgelöst werden. Entsprechende Fehlerprotokolle müssen dann auf Übernahmeprobleme hinweisen. Durch die Datenaustausch-Prozesse können insbesondere in der Verwaltung Mehrfacharbeiten vermieden und eine erhebliche Vereinfachung in den Arbeitsprozessen erreicht werden. 

Weitere zeitgesteuerte Geschäftsprozesse
Eine Automatisierung im Verwaltungsbereich hat seine Grenzen darin, dass viele Geschäftsprozesse nur durch individuelle Beurteilung ausgelöst werden dürfen. Diese Beurteilung kann durch einen zweistufigen Prozess bedarfsgerecht werden. Dabei erfolgt in einem ersten Schritt die zeitgesteuerte Aufbereitung von Daten, die dann nach einer digitalen Information zur individuellen Kontrolle und Freigabe für den Versand bzw. Informationsaustausch führt. Verständlich wird diese Funktionsweise z. B. im Mahnwesen, wobei die selbständig aufbereiteten Mahnungen erst nach Beurteilung auf Basis einer individuellen Kontroll-Liste dem Versand zugeführt werden. 

Dokumentenmanagement
Gut und flexibel organisierte Dokumentvorlagen bringen für den Schriftverkehr einen erheblichen Rationalisierungseffekt und unterstützen zudem das Erscheinungsbild des Unternehmens. Durch die Verknüpfung von Vorlagen und datenbankbasierten Informationen können vollständig maschinell generierte Dokumente einem Versand inklusive Zustimmungskontrolle zugeführt werden. In Verbindung mit einer integrierten Textbausteinverwaltung können individuelle Anpassungen und Ergänzungen genormt und somit der gesamte Schriftverkehr eines Büros projektbezogen auf hohem Niveau abgewickelt werden. 

Besondere Merkmale „verzahnter“ integrierter Systeme:
• einheitliche Datenbasis auf der Plattform eines leistungsfähigen Datenbanksystems
• offene Schnittstellen zu FIBU- und Banksystemen
• Berücksichtigung von öffentlich-rechtlichen Gebühren-/Honorartabellen und der Verwaltung von individuellen Standardleistungsbildern, z. B. Rahmenverträgen
• integriertes Dokumentmanagementsystem
• automatisierter Informationsmanager
• standortunabhängiger Einsatz in der Cloud
• mobiler Einsatz des Systems, App für die Zeiterfassung
• Plattform zur Bildung von Projekträumen für ARGE und BIEGE

www.abp-software.de