Ordnung statt Gewohnheit

In vielen Büros sind E-Mail-Adressen historisch gewachsen. Nachrichten landen mal bei Einzelpersonen, mal bei mehreren Empfängern – Zuständigkeiten sind nicht immer eindeutig geregelt. Das führt zu Verzögerungen, doppelter Bearbeitung oder unbeantworteten Anfragen.
Eine bewusste Entscheidung für Sammeladressen oder persönliche Postfächer hilft, den E-Mail-Verkehr übersichtlich zu organisieren. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Adressen, sondern deren eindeutige Zuordnung und konsequente Nutzung.

Sammeladressen gezielt einsetzen

Sammeladressen bündeln Anfragen und sorgen für Transparenz. Sie eignen sich besonders dort, wo mehrere Personen Zugriff benötigen oder Anfragen regelmäßig wechseln.

Vorteile von Sammeladressen:

• Effizienz: E-Mails gehen nicht verloren, auch bei Urlaub oder Krankheit
• Klarheit: Absender wissen, wohin sie sich wenden können
• Transparenz: Mehrere Mitarbeitende sehen den gleichen Informationsstand

Typische Sammeladressen im Ingenieurbüro sind:

• info@ für allgemeine Anfragen
• vergabe@ für Ausschreibungen und Vergabeunterlagen
• newsletter@ für An- und Abmeldungen
• buchhaltung@ für kaufmännische Themen
• kommunikation@ für PR- und Öffentlichkeitsarbeit

Persönlicher Kontakt bleibt wichtig

Nicht jede Kommunikation sollte über eine Sammeladresse laufen. Gerade in Projekten, Abstimmungen oder bei sensiblen Themen ist der direkte Kontakt sinnvoll.

Persönliche E-Mail-Adressen eignen sich besonders für:

• laufende Projektkommunikation
• fachliche Rückfragen und Abstimmungen
• vertrauliche Inhalte
• langfristige Ansprechpartner auf Auftraggeberseite

Ein direkt benannter Kontakt vermittelt Verantwortung und Verbindlichkeit – besonders in der Zusammenarbeit mit Bauherren, Planungsbeteiligten oder Behörden.

Technische Lösungen sinnvoll nutzen

Moderne E-Mail-Systeme bieten einfache Möglichkeiten, Sammeladressen effizient zu organisieren – ohne Mehraufwand im Alltag.
Bewährte technische Optionen:

• Zentrale Postfächer: Zugriff für mehrere Mitarbeitende
• Weiterleitungen: E-Mails werden automatisch an zuständige Personen verteilt
• Filterregeln: Sortierung nach Absender, Betreff oder Projekt
• Vertretungsregelungen: Klare Zuständigkeiten bei Abwesenheiten

Wichtig ist, dass Regeln dokumentiert und regelmäßig überprüft werden – Technik ersetzt keine Organisation.

Rechtssicherheit und digitale Praxis

E-Mail-Kommunikation in Ingenieurbüros hat rechtliche Dimensionen, die über die reine Organisation hinausgehen. Die HOAI verlangt nachvollziehbare Dokumentation von Leistungen und Abstimmungen – eine strukturierte E-Mail-Ablage unterstützt diese Pflicht. Bei Vergabeverfahren tragen Sammeladressen wie vergabe@ zu eindeutigen und transparenten Prozessen bei.

Gleichzeitig verarbeiten Ingenieurbüros personenbezogene Daten, die eindeutige Zugriffsrechte erfordern. Technische Lösungen sollten daher Datenschutz von Anfang an mitdenken: Wer hat Zugriff auf Sammeladressen? Wie werden sensible Informationen geschützt?

In der digitalen Planungspraxis gilt: Pläne, Modelle und große Datenmengen gehören auf Projektplattformen, nicht ins E-Mail-Postfach. Die E-Mail dient hier als Hinweis oder Protokoll, während die eigentlichen Daten strukturiert im Common Data Environment abgelegt werden.

Eine durchdachte E-Mail-Architektur verbindet rechtliche Anforderungen, Datenschutz und digitale Planungspraxis. Regelmäßige Überprüfung – mindestens jährlich – gehört dazu.

Beispielstruktur für ein mittelgroßes Ingenieurbüro

Eine logische Struktur erleichtert die tägliche Arbeit und erhöht die Ausfallsicherheit.

Musteraufbau:

• info@ → Erstkontakt, Weiterleitung an Assistenz oder Projektleitung
• vergabe@ → Zugriff für Geschäftsführung und Projektassistenz
• projektname@ oder persönliche Projektleitung → laufende Projektkommunikation
• Persönliche Adressen → fachliche Abstimmungen, vertrauliche Themen

Zuständigkeiten:

• Eine verantwortliche Person je Sammeladresse
• Vertretungsregelung klar festgelegt
• Regelmäßige Kontrolle der Postfächer

Sicherheit:

• Zugriff nur für notwendige Personen
• Regeln zur Weitergabe sensibler Informationen
• Einheitliche Signaturen und Abwesenheitsnotizen

Klar geregelt, besser kommuniziert

Eine saubere E-Mail-Struktur spart Zeit, reduziert Missverständnisse und wirkt professionell nach außen. Wer bewusst zwischen Sammeladresse und persönlichem Kontakt unterscheidet, schafft Verlässlichkeit – intern wie extern.

Checkliste: E-Mail-Kommunikation klar organisieren

• Sammeladressen nur dort einsetzen, wo sie Mehrwert schaffen
• Persönliche Kontakte für Projekte und vertrauliche Themen nutzen
• Zuständigkeiten eindeutig festlegen
• Technische Regeln dokumentieren und regelmäßig prüfen
• Abwesenheiten und Vertretungen klar kommunizieren
• Sicherheit und Datenschutz berücksichtigen
• Einheitliche Signaturen verwenden

Bettina Dessaules
Bau.Kultur.Raum
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