Verbesserter Workflow im Rechnungsstellungsprozess

Kobold Management Systeme GmbH

Kobold Management Systeme integrierte in sein Büro- und Projektmanagementprogramm Kobold Control – einen optimierten Rechnungsstellungs-Workflow. Dieser ermöglicht dem Anwender ein erzeugtes Rechnungsdokument ab der ersten Erstellung in verschiedenen Zuständen bis hin zum elektronischen Versand des Dokuments an den Rechnungsempfänger zu überwachen und zu steuern.

Bitte um Prüfung und Freigabe der Abschlagsrechnung (Quelle: Kobold Management Systeme GmbH)

Das in Kobold Control integrierte Rechtesystem unterstützt dabei den Zugriff der verschiedenen am Gesamtprozess beteiligten Anwender im jeweiligen Prozessschritt. Noch bevor die kaufmännische Abteilung oder Buchhaltung das Rechnungsdokument im Planungsbüro erstellt, können Projekt- und Teamleiter für den Rechnungserstellungsprozess wichtige Daten wie z.B. den Leistungsstand oder etwaige Rechnungsanhänge (Stundennachweise, Stundenlisten) direkt im System für den kommenden Rechnungslauf hinterlegen. Die Anwender, die die Rechnungen erstellen, greifen ohne Umwege auf diese Dokumente zu und binden sie in die Rechnungen ein.

Kostenverteilung für März (Quelle: Kobold Management Systeme GmbH)

Zwecks Rechnungsprüfung kann nach Ausstellung des Rechnungsdokuments im Bedarfsfall der Workflow zum Beispiel im Sinne einer internen Prüfung durch die Geschäftsleitung erfolgen. Das Programm ordnet dabei automatisiert und übersichtlich alle zu prüfenden Dokumente per digitaler Liste dem „prüfenden“ Anwenderkreis zu. Im Bedarfsfall wird die Information über den Eingang eines neuen, zu prüfenden Dokuments auch per E-Mail-Assistent unterstützt. Sind inhaltliche Korrekturen am Dokument erforderlich, kann das Dokument wieder in die Phase der Rechnungserstellung zurückverwiesen werden.

Hat das Dokument den gesamten Workflow durchlaufen, steht der abschließende Schritt der Rechnungsfreigabe (wahlweise Wandel in ZUGFeRD oder XRechnung) im System an. Das Dokument wird nun im Controlling im digitalen Rechnungsbuch geführt. Danach versendet der Anwender die Ausgangsrechnung direkt aus KOBOLD CONTROL samt aller benötigen Anhänge an den Rechnungsempfänger. Das System bereitet dazu bereits eine E-Mail-Vorlage mit allen Anhängen zur Verfügung.

Weitere Informationen

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