Lean-Management für E-Mails

Gut genutzte Arbeitszeit

Bei Großprojekten wie dem Bau des City Tunnels in Leipzig gehen täglich rund 50 E-Mails von Projektbeteiligten ein. Eine lückenlose Dokumentation aller projektbezogenen Informationen ist daher unerlässlich. / Bild: dpa

Um die Verwaltung und Dokumentation von E-Mails grundlegend zu optimieren, suchte das Unternehmen EDR nach einer IT-Lösung, die zum einen die durchschnittliche Zeit zur projektbezogenen Ablage einer eingehenden E-Mail um mehr als 50 Prozent reduziert und gleichzeitig das Fundament für eine effiziente Projektdokumentation bildet.

Die unabhängige Ingenieurgesellschaft EDR mit Stammsitz in München zählt bundesweit zu den führenden Unternehmen für Projektmanagementleistungen im Hoch- und Industriebau, in der Verkehrsinfrastruktur sowie für Planungsleistungen im Tunnel-, Spezialtief- und Wasserbau. An den insgesamt vier Standorten München, Dresden, Stuttgart und Kempten beschäftigt EDR rund 120 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Seit dem 1. Januar 2019 gehört das Unternehmen zur weltweit operierenden Ingérop Gruppe mit Hauptsitz in Frankreich.
„Als innovativer Dienstleister für Projekt- und Lean-Management haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, auch firmenintern nach Lean-Prinzipien zu agieren, weshalb wir unsere Prozesse fortwährend untersuchen und konsequent optimieren“, erklärt Dipl.-Ing. (FH) Alexander Kammerl, einer der Geschäftsführer bei EDR. Einen wichtigen Impuls gebe jede noch so kleine zeitliche Einsparung bei internen Prozessen. Insbesondere wenn diese Abläufe tagtäglich in großer Häufigkeit durchgeführt werden, kann dies in Summe bedeutend dazu beitragen, Ressourcen zu sparen.

Ein weiteres von EDR realisiertes Projekt: die Modernisierung des U-Bahnhofs Marienplatz.
Ein weiteres von EDR realisiertes Projekt: die Modernisierung des U-Bahnhofs Marienplatz. / Bild: Hans Sabel und EDR GmbH

Strukturierte Ablage von E-Mails –hoher Aufwand, geringe Motivation

Die Ablage eingehender E-Mails nahm einen Teil der Arbeitszeit von jedem Mitarbeiter in Anspruch. Laut Geschäftsführer Kammerl sind es im Hause EDR durchschnittlich rund 15 projektrelevante E-Mails pro Mitarbeiter und Tag, die für die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des Projektgeschehens abzulegen sind. Insgesamt summiert sich die Anzahl der abzulegenden Mails auf rund 400.000 Mails pro Jahr. Das in der Vergangenheit bei EDR eingesetzte datenbankbasierte Dokumentenmanagementsystem erforderte von den Mitarbeitern stets ein individuelles Indexieren der E-Mails nach vordefinierten Kategorien und Katalogen. Der dafür erforderliche Zeitaufwand lag nach eigenen Angaben des Unternehmens bei etwa 30 Sekunden pro E-Mail bzw. 3.300 Stunden pro Jahr. Unabhängig von der demotivierenden Zeitverschwendung führte dieser Prozess auch zu Schwierigkeiten, wenn eine E-Mail nicht eindeutig zugeordnet werden konnte, weil sie beispielsweise einen Terminplan und gleichzeitig eine Kostenübersicht enthielt. Bei größeren Projekten, bei denen oft mehr als 50 E-Mails pro Tag eingehen und gleichzeitig eine Vielzahl an Besprechungen und Telefonaten zur Tagesordnung gehören, wurde die strukturierte Indexierung der E-Mails im System nicht immer von jedem Mitarbeiter konsequent ausgeführt.
Die Folge: „Die Dokumentation war unvollständig und nicht alle projektbezogenen Informationen konnten wiedergefunden werden“, berichtet Geschäftsführer Kammerl.

Informationsmanagement mit EPIMS

Um diesen Prozess zu verbessern, nutzt das Unternehmen nun die nicht-invasive Enterprise Project Information Management Solution (EPIMS) von Newforma. Die Vorteile: Die Software greift im Gegensatz zu DMS-Systemen nicht in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur ein und bietet die Möglichkeit, durch ihre Indexierung der Projektdaten erforderliche Informationen und Dokumente schnell und sicher wieder aufzufinden. So sparen die Mitarbeiter viel wertvolle Zeit in der täglichen Arbeit ein. „Die manuelle Indexierung eingehender E-Mails zum Projektgeschehen ist dank Newforma nicht mehr notwendig“, freut sich Geschäftsführer Alexander Kammerl. „Sobald E-Mails und Dokumente einmal einem Projekt zugeordnet sind, kann das System sämtliche darin verankerten Informationen auf einfache Weise auffinden und abrufen. Newforma ist Lean Management für die E-Mail-Kommunikation und somit genau das, was wir gesucht haben“, so Kammerl.
Dauert die Ablage einer E-Mail nur noch zehn statt der ursprünglichen für diese Tätigkeit ermittelten 30 Sekunden, sind die Einsparungen im Unternehmen riesig. Die Geschäftsführung geht von mindestens 2.000 Stunden jährlich aus. Alexander Kammerl: „Newforma ist in der Lage, jede Form der Zeitverschwendung im Umgang mit E-Mails nachhaltig zu minimieren.“ In sehr kurzer Zeit und mit nur geringem Schulungsaufwand war die neue EPIMS-Software unternehmensweit eingeführt. EDR nutzt neben der Dokumentenverwaltung unter anderem auch die Funktionalitäten „Aufgabenverwaltung (Aktionselemente)“, „Adressen“ und „Serienbriefvorlagen“, mit denen das Unternehmen eine Verbesserung der Prozessqualität im Bereich der Koordination und Kommunikation erzielen konnte. „Newforma ist eine smarte Lösung für die Baubranche“, berichtet Kammerl, „denn die Software ist im Gegensatz zu DMS und CRM-Systemen projekt- und nicht kundenorientiert. Im gesamten Bauwesen werden Dokumente und Informationen immer Projekten zugeordnet.“

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