15.04.2019 | Ausgabe 4/2019

Schrittweises Change-Management in der Praxis

Schneller Start mit Newforma

Suchen mit Newforma funktioniert ähnlich wie Google. Daher ist keine umfassende Einarbeitung erforderlich. / Quelle: AdobeStock 164346143

Im Zeitalter des Building Information Modeling (BIM) und der fortschreitenden Digitalisierung des gesamten Bauwesens sind Change-Prozesse in der Branche inzwischen unausweichlich. Ob Ingenieur- oder Architekturbüros, Bauherren oder bauausführende Firmen: nahezu jeder beschäftigt  ich mit dem Thema Change-Management (siehe Kasten), vor allem dann, wenn neue IT-Systeme im Unternehmen eingeführt werden. Kein Wunder, denn jeder will auf den Zug des digitalen Bauens aufspringen. Schließlich hinkt die Branche Bau, glaubt man der medialen Berichterstattung, anderen Industriezweigen, wie der Automotive-Industrie oder dem Maschinenbau, immer noch meilenweit hinterher.

Softwareeinführung ist echte Herausforderung
Softwareprogramme für das Management von Bauprojekten im digitalen Zeitalter gibt es viele. Neben klassischen CAD- und BIM-Programmen werden vor allem Dokumentenmanagement- Systeme oder Projekträume angepriesen, um die fortschreitende Datenflut zu bewältigen, die bereits mittelgroße Bauvorhaben mit sich bringen. Eines ist vielen Programmen gemeinsam: sie versprechen allesamt eine schnelle Amortisation. Doch die Praxis zeigt, dass eine Softwareeinführung gewöhnlich sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeit, die Unternehmen innerhalb der Baubranche nicht haben, wenn die Auftragslage gut ist.

Wie verläuft ein Change-Prozess? In der Regel gibt die Geschäftsführung Wege und Ziele vor und die Mitarbeiter aller Ebenen müssen  olgen. Dabei verpassen Führungskräfte leider oft, ihre Belegschaft im Gesamten auf solche neuen Wege, die man gemeinsam beschreiten will, aktiv mitzunehmen. Ein Blick auf die Basis eines Unternehmens bringt oft Ängste zu Tage, twa vor dem Jobverlust, weshalb nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens diesen neuen  Weg gerne gehen möchten. Und selbst wennalle dabei sind, so zeigt die Praxis, dass nicht  alle gleich schnell laufen, wenn eine neue Richtung vorgegeben wird. Während die einen mit großen Schritten voranpreschen, sind andere  deutlich langsamer und tasten sich erstmal sehr vorsichtig nach vorne.

Schneller und mit klarem Plan zum Ziel
Genau hier setzt Newforma an. Der Softwarefabrikant für Projekt-Informationsmanagement(PIM) will seine Kunden, egal welcher Größenordnung,  schrittweise auf den neuen Weg mitnehmen. Die Software-Einführung, so der Hersteller, beginnt mit einem schnellen Start. Es folgt eine schrittweise Annäherung an den größtmöglichen Mehrwert mit dem Ziel, diesen so frühzeitig es geht auch zu erreichen. Dabei wird stets gemessen, ob der vorgegebene Weg  zum Erfolg führt.

Thomas Schaefer, Information Management Consultant bei Newforma, erklärt, wie das in der Praxis funktioniert: „Da Unternehmen, die  Newforma einführen, nach wie vor auf ihrer eigenen Datenbasis arbeiten und keine Migration in ein Zweit-System notwendig ist, ist zunächst keine konkrete Anpassung an unternehmensspezifische Prozesse erforderlich, wie es etwa bei der Implementierung von Datenbanksystemen der Fall ist.“  Zu Beginn erhalten Unternehmen, die die Software einführen, einen Einblick in die Grundlagen. Sie starten gewöhnlich mit dem  Suchen und Finden von Informationen (Abb. 1). Da Newforma hier ähnlich funktioniert wie Google, ist keine umfassende Einarbeitungerforderlich. Die Firmen können also direkt  starten. In weiteren Workshops und Kursen werden weitere Themen den Unternehmen bedarfsgerecht nähergebracht. Beispielweise  as Management von E-Mails oder das Teilen  on Dateien mit Projektpartnern. „Ziel ist,  ine große Anzahl von Mitarbeitern in einem  chwung an einen Punkt zu bringen, sodass sie alle diese Funktionalitäten in ihrer täglichen Arbeit umfassend nutzen und umgehend für sich selbst den Mehrwert feststellen können“,  erklärt Schaefer. „Dies erhöht automatisch die kzeptanz in einem Unternehmen und diese bildet die Basis für einen erfolgreichen Change-  Prozess“, fügt er hinzu.

Kommunikation der Zielvorgaben an Anwender
Diese „häppchenweise“ Einführung in die Arbeit mit einer hochkomplexen Software macht das PIM-System von Newforma auch für kleinere und mittelständische Unternehmen interessant. Denn in solchen Unternehmen gibt es oft keine eigene Abteilung nur für den Bereich IT oder BIM. Während größere Konzerne am Bau für eine Softwareeinführung und ein damit verbundenes Veränderungsmanagement komplett neue Abteilungen und Bereiche mit dafür geschulten und studierten Experten schaffen, die den Rest der Belegschaft an die Hand neh men sollen, müssen kleinere oder mittelständische Betriebe diese Last ganz alleine schultern. „Hier beginnt der Change-Prozess mit Newforma“, berichtet Thomas Schaefer. „Wir betrachten die Ziele der Führungsebene und bringen diese Vorgaben in eigens konzipierten Schritten den Nutzern der Software näher. Denn nur, wenn diese die Ziele verstanden haben und aktiv mitgehen, ist ein schneller Erfolg in der Praxis auch möglich.“

Bei der Softwareeinführung mit Newforma werden die Ziele der Führungsebene zunächst analysiert. Diese Vorgaben werden in Step 2 in eigens konzipierten Schritten den Nutzern der Software nähergebracht. Denn nur, wenn die Nutzer die Ziele verstanden haben und aktiv mitgehen, ist ein schneller Erfolg in der Praxis auch möglich. / Quelle: AdobeStock 70509922

Unstrukturierte Daten kein Hindernis
Einige Praxisbeispiele: Selbst wenn Projekträume für die Zusammenarbeit an Bauvorhabenverwendet werden, gibt es in jedem Unternehmen nach wie vor unstrukturierte Daten zu  jedem Bauprojekt. Das können unterschiedliche Versionen eines BIM-Modells oder – ganz simpel – eines Besprechungsprotokolls oder einer Excel-Tabelle sein. Einer PIM-Software wie Newforma ist es prinzipiell egal, ob diese Informationen unstrukturiert sind. Sie findet sie durch die kontextbasierte Suche dennoch allesamt auf und kann so Fragen zum Projekt um ein Vielfaches schneller aufklären. Für Probleme sorgen außerdem oft geänderte Ordnerstrukturen, beispielsweise als Ergebniseiner Qualitätsmanagement-Offensive. Auch  das stört eine Software wie Newforma nicht im Geringsten, denn die Informationen sind auffindbar, egal, wie die Ordner heißen, in denen sie abgelegt sind.

Automatisierte Projektdokumentation
Viel Aufwand bei Bauprojekten bringt in der   egel die Dokumentation mit sich. So pflegen Firmen oft riesige Excel-Tabellen mit dem Ziel, sauber nachzuvollziehen, wer im Projektteam welche Information erhalten hat. Das ist beispielsweise eine Funktion, die die Software von Newforma automatisch mit sich bringt. Sämtliche Korrespondenz ist dokumentiert, sodass am Ende niemand behaupten kann, er hätte eine Info per E-Mail mit etwa einer Planänderung nicht erhalten. Dieses Feature erlaubt es daher, auf aufwendige manuelle Dokumentationen des Baugeschehens zu verzichten, und ebnet damit den Weg für einen weiteren Schritt hin zum erfolgreichen Change.

Ohne Umwege zum Erfolg Thomas Schaefer abschließend: „Newforma ist eine Lösung für schrittweises Change-Management für Unternehmen aller Größenordnungen. Darüber hinaus unterstützt unser Konzept für Einführung und Schulung dabei, dass alle im Unternehmen die erforderlichen Schritte gemeinsam mitgehen können und sich der Erfolg auf diese Weise schon nach sehr kurzer Zeit auch einstellt.“ www.newforma.de