15.04.2019 | Ausgabe 4/2019

Potenziale nutzen und Chancen ergreifen

Mission: Digitale Transformation

Mit der mobilen App AbaCliK, den stationären AbaClocK Terminals und den Erfassungsmöglichkeiten über das MyAbacus-Mitarbeiter-Portal via Browser können Leistungen und Arbeitszeiten jederzeit und überall erfolgen. / Quelle: Abacus

Zehn Jahre ist es nun her, dass der Schweizer Softwarehersteller Abacus einen entscheidenden Schritt machte und mit seiner kaufmännischen  Branchenlösung den deutschen Markt eroberte. Seitdem hat sich viel getan: Die digitale Transformation ist in aller Munde, die Gebäudedatenmodellierung soll mehr Sicherheit in Planung und Ausführung bringen,während mobile Lösungen die Geschäftsprozesse einer komplexen wie  dynamischen Bauwirtschaft vereinfachen wollen.

Eine umfassende Digitalisierung soll der Baubranche in den nächsten zehn Jahren massive  Einsparungen bringen. Als Zukunftstreiber gelten technologische Innovationen wie Building Information Modeling (BIM) und hochentwickelte Analysetools. BIM ist allerdings nur ein Aspekt, wenn es um die Digitalisierung derBaubranche geht. Um wettbewerbsfähig zu  bleiben, gilt es vor allem, die Effizienz in allen Geschäftsprozessen zu verbessern. Kontextsensitive Auswertungen spielen deshalb eine immer wichtigere Rolle. Damit aus Daten interpretierbare Werte werden, braucht es intelligente Analysewerkzeuge, welche die ständig zunehmende Datenmenge in klare Kennziffern kanalisiert. Nur so kann das immanente Informationspotenzial voll ausgeschöpft undetwa für eine frühe Risikoerkennung genutzt  werden. Der Bedarf an tagesaktuellen Reports besteht bei großen wie kleinen Projekten und Unternehmen, denn: Führungskräfte müssen zeitnah und Projektbeteiligte mit wachsender Eigenverantwortung entscheiden (Abb. 1–3). Voraussetzung daf ür ist die Verfügbarkeit der richtigen Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort – für die Unternehmensspitze genauso wie für die Projektleiterebene. Moderne Business Intelligence Lösungen (BI) geben präzise Auskunft, indem sie alle relevanten Projekt- und Unternehmensdaten aus diversen Datenquellen verknüpfen und zu aussagekräftigen Entscheidungsgrundlagen verdichten. Diese werden bedarfsgerecht, interaktiv und idealerweise auch mobil bereitgestellt.

Projektrisiken minimieren und  Projekterfolge maximieren
Agile Auswertungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln ermöglichen eine neue Qualität der Unternehmens- und Projektsteuerung. Mit modernen Analysewerkzeugen kann der Datenflut effizient begegnet werden. Prozesse und Projekte assen sich dank Echtzeit-Auswertungen jederzeit   lar überblicken. Abacus integriert eine innovative BI-Lösung, die vielfältige Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt.

Projektmanager wissen nur zu gut, dass Bauvorhaben selten exakt so verlaufen, wie sie sollen. Trotz genauer Planung begleiten gewisse  Unabwägbarkeiten so manches Bauprojekt. Sei es, dass einzelne Arbeiten mehr Zeit in Anspruch nehmen als kalkuliert wurde, sich Bauzulieferer verspäten oder schlicht Fehler gemacht werden: Ein professionelles, systematisches Projektcontrolling ist als Instrument der Planungs- und Ausführungsüberwachung daher unverzichtbar. Mit zuverlässigen Abweichungsdiagnosen und wirksamen Steuerungsmaßnahmen können Projekte sicher auf Kurs gehalten werden.

Durch Ineffizienz, Fehler und mangelhafte Kommunikation entstehen allein rund 30 Prozent  der Baukosten. Eine Quote, die sich mit den Möglichkeiten der Digitalisierung deutlich reduzieren lässt. Schon eine Harmonisierung der Prozess- und Systemlandschaft bringt Vorteile in puncto Effizienz und Transparenz. Mit einer zentralen Datenbank, schlanken Strukturen und standardisierten Abläufen sind zeitaufwendige Verwaltungsarbeiten und mehrfache, fehleranfällige Datenerfassungen passé.

Wachstum durch Wandel 
Der digitale Wandel birgt noch viel Potenzial: Die Prozesse deutscher Mittelstandunternehmen sind geprägt von langjährig gewachsenen, heterogenen IT-Landschaften. Ein Umstand, der auch der Aachener BFT-Gruppe zu schaffen machte. „Durch den Einsatz diverser heterogener Systeme hatten wir weder konforme Prozesse noch ein einheitliches Reporting“, erklärt CFO Björn Reif-Lemke. Das Unternehmen unterzog sich darum einer konsequenten Prozessharmonisierung. Im Zuge der Einführung der Projektcontrolling-Software  bacus allprojects wurde ein sogenanntes Shared Service Center mit dem Ziel der Bündelung, Zentralisierung und Automatisierung interner Dienstleistungsprozesse eingeführt. Durch das neue Organisationsmodell konnten deutliche Kostensenkungen realisiert werden.

Der Problematik gewachsener Strukturen und ihrer Auswirkungen war sich auch Markus Küppers,  Leiter Controlling bei Dahlem, bewusst: „Ohne unmittelbaren Zugriff auf aktuelle, aggregierte Daten hatten wir kaum zuverlässige Steuerungsmöglichkeiten“. Um eine einheitliche  Informationsbasis zu schaffen, mussten Prozesse und Daten miteinander verknüpft werden. Seit der Re-Strukturierung und Einführung von Abacus gehören Excel-Listen und Einzellösungen der Vergangenheit an. Dank der digitalen Neuausrichtung konnte sich das Ingenieurbüro einen großen Kosten- und Zeitvorteil sichern. „Früher haben wir alle erbrachten und erhaltenen Leistungen zwischen den Standorten manuell ermittelt, ausgewertet und in der Finanzbuchhaltung gebucht. Mit der Leistungserfassung funktioniert das heute deutlich schneller und einfacher.“

Agile Auswertungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln ermöglichen eine neue Qualität der Unternehmens- und Projektsteuerung. / Quelle: rawpixel, unsplash

Wertvolle Workflows
Doch was bedeutet Digitalisierung konkret für die Unternehmen? Studienergebnisse zeigen: die Meinungen dazu variieren stark. Marco Ebner, der gemeinsam mit Jürg Stricker im Frühjahr 2017 die Geschäftsführung der deutschen Abacus Dependance übernommen hat, sagt: „Ausgangspunkt sollten immer die der Organisation zugrunde liegenden Datenstrukturen sein, auf deren Basis Geschäfts- und Projektabläufe durchgängig digital vernetzt werden können.“ Im kaufmännischen Bereich seien es oft schon vergleichbar kleine Änderungen, die für positive Effekte sorgen. So führt beispielsweise der elektronische Belegfluss mit Scan, automatischer Rechnungserkennung, digitaler Übernahme in die Buchhaltung und intelligenter Zuordnung zu den entsprechenden Kostenstellen nicht nur zu einer Beschleunigung der Erfassungs- und Freigabeprozesse, sondern sorgt auch für durchgehende Transparenz. „Mit Abacus lassen sich zudem sehr differenzierte Auswertungen erstellen und bis Belegebene nachvollziehen“, ergänzt Ebner.

Veränderung meistern
Der langjährige Branchenkenner sieht in der Digitalisierung das Potenzial, Chancen aktiv zu  ergreifen und strukturelle Veränderungen wie eine Vereinheitlichung der IT-Landschaft voranzutreiben. Er spricht aus Erfahrung, ist vor Ort in den Unternehmen, hört zu und stellt fest: „Es  geht immer um Verbesserung und Vereinfachung, um Beschleunigung und Qualitätssicherung.“ Funktionen wie das Workflowmanagement von Ein- und Ausgangsrechnungen sind dabei hilfreich, ebenso die Leistungserfassung, die direkt mit dem Projekt und der Rechnungsstellung verknüpft ist. Sauber dokumentierte Leistungen können mit Abacus direkt per Knopfdruck abgerechnet werden. Das bestätigt auch Reif-Lemke, der bei BFT federführend das neue Servicecenter aufgebaut hat: „Mit der vollautomatischen Leistungsverrechnung sparen wir uns gut zwei Arbeitstage pro Monat gegenüber  er manuellen Prozessvariante.“ Auch die Einbindung einer Finanzbuchhaltung bringt Vorteile im Hinblick auf den Zugriff tagesaktueller Geschäftszahlen: dadurch können Unternehmen  schneller agieren und Entscheidungen auf fundierter Zahlenbasis treffen.

Digitalisierung sichert durch eine neue Qualität der Zusammenarbeit, der Daten und Informationen  Wettbewerbsvorteile in einer volatilen Arbeitswelt. Die Wucht des Wandels ist nicht zu unterschätzen. Die Bauwirtschaft muss mit den technologischen Entwicklungen Schritt halten und sich den verändernden Markt- und Kundenbedürfnissen anpassen. Der Notwendigkeit einer umfassenden Digitalisierung sind sich die meisten bewusst – nicht unbedingt deren Tragweite. Ein Großteil bemisst den Erfolg von Digitalisierungsmaßnahmen zu Recht an Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen. Im besten Fall kann der Paradigmenwechsel allerdings noch mehr bewirken: er bietet die Chance zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle und stärkt die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber.

Eine Traditionsbranche transformiert sich und mit ihr das Bild der Bauwirtschaft. „Wir sind Teil  dieser Umgestaltung und unterstützen Ingenieurbüros dabei, sich optimal für die Zukunft aufzustellen“, so Ebner. „Wir arbeiten kontinuierlich daran, den Schritt in die Digitalisierung so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten.“ Das modulare Abacus-Portfolio ist flexibel einsetzbar: „Anwender können nach Bedarf erweitern und tun dies auch“, sagt Marco Ebner. Gefragt sei derzeit insbesondere die Lösung für Personalwesen, die einzelne Komponenten für das Bewerbermanagement, ein Mitarbeiterportal sowie eine Lohnbuchhaltung umfasst. Ausgutem Grund, denn: Digitalisierung wird nicht allein  von neuen Technologien getrieben, sondern on Menschen.

www.abacus-solutions.de