12.09.2018 | Ausgabe 09/2018

Ohne Kennzahlen ist Alles Nichts!

Quelle: PeP e.V.

Quelle: PeP e.V.

Sieben Kennzahlen soll man kennen

Der Sinn des standardisierten Kennzahlensystems PeP-7 ergibt sich auf mehreren Ebenen.

Das Planungsbüro erhält ein branchengerechtes betriebswirtschaftliches Mess- und Steuerungssystem (Abb. 1). Durch einheitliche Kennzahlen werden die in den Büros ermittelten Werte untereinander und in Bezug zum Branchendurchschnitt vergleichbar. Mit den PeP-7-Kennzahlen kann die wirtschaftliche Lage eines Planungsbüros schnell bestimmt werden. Vergleiche über die Zeit und/oder mit Branchenkennzahlen geben Aufschluss über die wirtschaftliche Entwicklung des Büros, die durch rechtzeitiges Gegensteuern verbessert werden kann.

Im PeP e.V. ist eine 40-seitige Broschüre erschienen (siehe www.pep-7.de --> Veröffentlichungen), in der die PeP-7-Kennzahlen anhand eines Muster-Planerbüros zusammenfassend erläutert werden. / Quelle: PeP e.V.

Ohne Software geht es nicht

Die Anwendung des PeP-7-Standards ist ein Qualitätsmerkmal der einschlägigen BMSP*-Programme für Planungsbüros. Folgerichtig hat sich PeP von Anfang an auch bei den betreffenden Software-Firmen für die Umsetzung des PeP-7-Standards eingesetzt. Die Prüfung auf Einhaltung des PeP-7-Standards der BMSP-Programme erfolgt durch die unabhängige Zertifizierung Bau GmbH, Berlin, die u.a. auch anerkannte Präqualifikationsstelle gemäß Leitlinie des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit ist.

Nach erfolgreicher Zulassungsprüfung dürfen diese Programme dann das PeP-7-Zertifizierungs-Siegel (Abb. 2) tragen. Ähnlich dem TÜV prüft die Zertifizierung Bau GmbH danach regelmäßig, ob das jeweilige Programm bzw. dessen Updates und Upgrades weiterhin regelkonform den PeP-7-Standard erfüllen. Welche Programme bzw. Programmversionen den PeP-7- Standard jeweils erfüllen, darüber gibt die Website des PeP e.V. aktuelle Auskunft (www.pep-7.de).

Zur Zeit sind dies folgende Programme: abacon abp, isyControl, CYCOTOM, PROJEKT PRO, visuplus professional und VvW Control. Die PeP-7-Website sollte deshalb auf der Agenda haben, wer sich mit der Beschaffung bzw. Neuorientierung von BMS Pin Sachen Projektcontrolling und Unternehmenssteuerung befasst.

Management by Kontostand oder Bauchgefühlgeht auch: „Schön und gut, Herr Schramm, das mit den Kennzahlen verstehen wir ja, aber dafür haben wir nun wirklich keine Zeit, das Tagesgeschäft geht vor.“

Mehr als einmal habe ich als Berater diese Aussage schon gehört – nur: wer nicht aufpasst, hat eines Tages gaaanz viel Zeit. Nämlich dann, wenn das Büro in Schieflage gerät und mangels Kenntnis der Steuerungs-Kennzahlen nicht zielgerichtet eingegriffen werden kann. Wer etwa sein Umsatzziel nicht kennt, weiß auch nicht, ob Auftragslage und Mitarbeiterzahl zusammenpassen.

Zur Erinnerung: der Durchschnittswert des Umsatzziels pro Mitarbeiter (alle Zahlen netto) für Ingenieurbüros über alle Bürogrößen liegt be ica. 83.000 €, der Medianwert (der sog. Zentralwert, d.h. der Wert in der Mitte aller nach Größe sortierten Werte) bei 78.000 €. Je nach Fachsparte und Bürogröße kann das variieren, aber Hand aufs Herz bzw.

Blick auf die Kennzahl: kommen Sie da hin? Bei Ingenieurbüros sollte tendenziell der Projektstundenanteil des Inhabers bei etwa zwei Drittel und bei den technischen Mitarbeitern bei drei Viertel der möglichen Gesamtarbeitsstunden eines Jahres liegen. Bei größeren Büros sinkt der Projektstundenanteil jedoch deutlich stärker bei Inhabern als bei den technischen Mitarbeitern. Denn: je größer das Büro, desto mehr sind die Inhaber mit allgemeinen Aufgaben und Akquisition befasst.

Je kleiner das Büro, desto stärker wirken die Inhaber in der Projektarbeit mit. Auch hier gilt es, sich zu fragen: wo stehe ich? Denn nur ein hoher Anteil an umsatzbringenden Projektstunden ermöglicht ein wirtschaftliches Arbeiten.

Noch ein Wort zu selbst gestrickten Softwarelösungen: das geht auch. Aber macht viel Arbeit … hier eine kleine Änderung, dort eine Anpassung – und schon sind einige Mitarbeiterstunden zu verbuchen (die auch Geldkosten). Darüber hinaus steigt mit jeder Änderung, Anpassung oder Erweiterung der selbstgestrickten Softwarelösung die Fehlerhäufigkeit rasant. Daher mein Rat: Finger weg von eigenen Lösungsbasteleien!

Nach allen Erfahrungsberichten fährt man als zahlenaffiner Ingenieurin jedem Fall besser, wenn man eine einschlägige Softwarelösung einkauft. Zumal die dahinter stehenden Firmen das Ohr am Markt und an den Bedürfnissen der Planungsbüros haben und naturgemäß an kundenorientierten Lösungen ihrer BMSP-Programme interessiert sind. Also: machen Sie sich schlau, es lohnt sich!

Quelle: PeP e.V.

Ein „Kennzahlenportal“als Vergleichsbasis

Ein weiterer Vorteil: Planungsbüros, die mit einer Pep-7-zertifizierten Software arbeiten, können über die Website von PeP (www.pep-7.de) ihren wirtschaftlichen Status besser vergleichen als das bisher möglich war.

Jederzeit und aktuell ist ein Benchmarking des eigenen Büros mit differenzierten Durchschnittswerten anderer Büros (z.B. Architekt/Ingenieur, Bundesland, PLZ, verschiedene Berufsfelder) in einem geschlossenen Bereich möglich.

Auch ein chronologischer Vergleich der Kennzahlenentwicklung des eigenen Büros ist machbar. Voraussetzung ist, dass man selbst an der strikt anonymisierten Erhebung (Code-gesichert, ähnlich PIN) teilnimmt und vorher seine Kennzahlen über eine PeP-zertifizierte Software generiert. Wer ein solches Programm hat, erhält auf Anforderung von seinem Softwarehersteller kostenlos einen Zugangscode zum Kennzahlenportal.

Nach Eingabe eines eigenen Passwortes hat nur der Passwortinhaber Sicht auf seine Zahlen. Nachteil dieser hohen Sicherheit ist: Nach Verlust des Passworts sind die einmal eingegebenen Zahlenwerte nicht mehr rekonstruierbar. D.h., will der Anwender auch weiter an differenzierten Kennzahlenvergleichen teilnehmen, muss er einen neuen Zugangscode bei seinem Softwarehersteller anfordern und zumindest seine letzten Kennzahlen neu eingeben.

Kennzahlen machen Sinn

Ein Controlling mit Kennzahlen sollte in jedem Planungsbüro vorgenommen werden, auch oder gerade in vermeintlich guten Zeiten (Abb. 3). Ebenso ist es für Büros, die eine strategische Neuausrichtung anstreben, besonders wichtig, die bisherige Geschäftsentwicklung anhand zuverlässiger Daten und Kennzahlen analysieren zu können. Nur wer seine wirtschaftlichen Stärken und Schwächen genau kennt, kann Wege zum Erfolg von Projekten und dem Planungsbüro finden.

BMSP Software unterstützt die Ingenieure dabei.

www.pep-7.de