19.03.2018 | Ausgabe 03/2018

Wenn Insellösungen nicht mehr tragen

Einheit statt Vielfalt

Schüßler-Plan, ein Ingenieurunternehmen mit mehreren hundert Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an verschiedenen Standorten hat sich, nach umfangreicher Evaluierung, für ABACUS allprojects als Nachfolge für seine bis dahin vielfältigen Insellösungen entschieden. Warum es sinnvoll ist, Prozesse zu harmonisieren und was für die Produktentscheidung letztlich ausschlaggebend war, erläutert Andreas Wübbeling, kaufmännischer Leiter bei Schüßler-Plan, im Gespräch.

Eva Stetter: Herr Wübbeling, bitte stellen Sie kurz Ihr Unternehmen vor!

Andreas Wübbeling: Schüßler-Plan ist ein führendes, inhabergeführtes Ingenieurunternehmen mit rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, 21 Bürostandorten und Ursprung in Düsseldorf. Zu unseren Kernkompetenzen zählen die Verkehrsinfrastrukturplanung, die Objekt- und Tragwerksplanung von Hochbauten und Ingenieurbauwerken sowie Bau- und Projektmanagementleistungen. Unsere Tätigkeitsfelder erstrecken sich über die Typologien Brücken, Tunnel, Hochbau, Straßen und Schienenwege sowie Flughäfen und Bahnhöfe. Unseren Auftraggebern bieten wir alle Planungs-und Managementleistungen aus einer Hand, vom Konzept über den Entwurf bis hin zur Ausführung und Inbetriebnahme, auch in der Gesamtverantwortung als Generalplaner oder Bauherrenvertreter.

Stetter: Sie haben sich für die Einführung einer neuen Software entschieden. Was war der Grund dafür?

Wübbeling: Wir hatten verschiedene Systeme für Finanzbuchhaltung, Projektverwaltung und -controlling im Einsatz – zu viele Insellösungen, die nicht miteinander korrespondierten. Die einzelnen Niederlassungen hatten dadurch keinen zentralen Datenzugriff, jede Gesellschaft pflegte letztendlich ihre Projektdaten in ihre Systeme ein: ein enormer Zeit- und Abstimmungsaufwand! Manuelle Mehrfacheingaben und Systembrüche führten zu ineffizienten – ergo teuren – und fehleranfälligen Arbeitsabläufen. Hier wollten wir definitiv besser werden und durch eine Harmonisierung unserer Prozess- und Systemlandschaft insgesamt agiler und schlanker aufgestellt sein. Neben der Zeit- und Kostenersparnis, strebten wir eine Optimierung und Flexibilisierung des gesamten Reportings an.

Stetter: Welche Kriterien spielten bei der Softwareauswahl eine Rolle?

Wübbeling: Uns war wichtig, dass sich die neue Software flexibel an unsere Bedürfnisse, speziell im Bereich Reporting, anpassen lässt – und nicht anders herum. Wir haben uns im Rahmen der Evaluation einige Büro- und Management-Lösungen angeschaut. Aber nur wenige erlauben ein individuelles Customizing der Prozesse. Manche Lösungen gehen zwar sehr ins Detail, sind aber starr, wenig agil in der Handhabung und kaum skalierbar. Wir legten großen Wert darauf, dass wir mit der neuen Software zentrale Prozesse nach unseren Vorstellungen mitgestalten konnten. Gemeinsam mit ABACUS entwickelten wir unsere spezifischen Prozessmuster, und es hat sich gezeigt, dass die Software in diesem Bereich sehr anpassungsfähig ist. Dieser digitalen Transformation ging eine Prüfung unserer gesamten Geschäftsprozesse voraus. Wir stellten dabei fest, dass alle großen Standorte zwar dieselben Abläufe hatten, doch jeder bildete sie anders ab. Oberstes Ziel war darum eine Prozessvereinheitlichung und -verbesserung. Bei der Investition legten wir außerdem Wert auf die Zukunftsfähigkeit der Software. Mit der Entscheidung für eine webbasierte Lösung haben wir jederzeit standortunabhängigen Zugriff auf eine zentrale Datenbank und sind technologisch immer auf dem neuesten Stand. Die Mandantenfähigkeit und die Abbildung verschiedener Zeitkonten spielten bei der Auswahl auch eine wichtige Rolle.

Stetter: Welche Ziele wurden mit der Software-Neueinführung verfolgt?

Wübbeling: Wir bearbeiten rund 1.200 Projekte im Jahr, die wir organisatorisch, technisch und wirtschaftlich im Griff haben müssen. Unser Ziel war es, auf Basis integrierter Prozesse und Daten ein agiles Controlling und eine einheitliche Informationsbasis aufzubauen. Die Prozessintegration ist von entscheidender Bedeutung – auch um Schnittstellen, und damit Mehrfacheingaben und Fehlerquellen zu minimieren. Unseren Projektleitern steht heute ein übersichtliches, leicht verständliches Auswertungstool zur Verfügung, das sie zeitnah mit allen relevanten Informationen versorgt: sie sehen auf einen Blick, welche Leistungen abgerechnet wurden, können die Kostenstruktur genau analysieren mit Zugriff bis auf Belegebene. Mit den Online-Auswertungen erhalten die Verantwortlichen nun übergeordnete, konsolidierte Zahlen. Durch die Einbindung der Finanzbuchhaltung liegen uns sämtliche Geschäftszahlen zudem in Echtzeit vor – ein enormer zeitlicher Vorteil, der es uns erlaubt, schneller zu agieren und Entscheidungen zu treffen.

Stetter: Wie unterstützt ABACUS allprojects Ihre Abläufe konkret?

Wübbeling: Eine große Unterstützung ist für uns die detaillierte Projektübersicht mit Drilldown-Funktion: Damit sehen wir auf einen Blick projektbezogene Fremdleistungen, Ausgangsrechnungen, erfasste Stunden samt Dokumentation des Fortschritts. Auch der gesamte Rechnungsprozess konnte beschleunigt und verbessert werden: Von der Erfassung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Bezahlung. Mit dem Workflow-Management von Eingangsrechnungen gestaltet sich dieser Prozess wesentlich transparenter und effizienter. Von unseren Projektleitern wird das neue Berichtsmodul sehr gut angenommen. Das Reporting aus dem Honorarstamm heraus bietet vielfältige Möglichkeiten und Verlinkungen zu Rechnungen und Verträgen. Das Dashboard für Geschäftsführer, Controller und Fachbereichsleiter liefert bereits heute wichtige Projektkennzahlen. Aktuell wird an der Weiterentwicklung des Dashboards gearbeitet, um weitere relevante Unternehmens- und Projektkennzahlen schnell und transparent auswerten zu können. Zurzeit arbeiten wir gemeinsam mit ABACUS noch an der Optimierung eines Prozesses für die quartalsweisen Projektreviews. Dafür sollen Grundlageninformationen zu Projektstatus und Prognosen generiert werden, die im Gespräch mit den Projektleitern verifiziert, ergänzt und im System automatisch aktualisiert werden. Ziel ist es, eine möglichst automatisierte Kosten-, Erlös- und Ergebnisplanung sowohl auf Projekt- und Abteilungsebene als auch auf Unternehmensebene zu installieren.

Stetter: Ihr Fazit zur Umstellung?

Wübbeling: Mit dem Wechsel haben wir in wesentlichen Bereichen wie dem Controlling und der Buchhaltung einen zukunftsweisenden Schritt hin zu mehr Transparenz und Effizienz gemacht! An manchen Stellen müssen wir noch justieren – insgesamt sind wir auf einem guten Weg und freuen uns, dass die Software in den für uns wichtigen Bereichen eine enorme Flexibilität zeigt.

Stetter: Vielen Dank für das Gespräch, Herr Wübbeling!